Modalités de participation et présence sur le salon

Quelle est la date de clôture des inscriptions sur le Salon des Solidarités ?

Le 2 mai 2008, cependant s’il reste des places, les demandes des exposants pourront être traitées dans la limite des places disponibles.

Un exposant peut-il quitter son stand avant la fin du Salon ? ou encore bénéficier d’un tarif préférentiel pour 1 à 2 jours de présence ?

Il n’y a pas d’obligation de présence sur les 3 jours. Cependant, l’exposant ne pourra pas démonter son stand avant la fin du Salon. L’exposant paie un tarif global qui ne pourra faire l’objet d’aucun remboursement s’il n’est pas présent sur son emplacement durant les 3 jours.

Co-exposants

Combien d’exposants peuvent partager un stand ?

Les organisateurs peuvent autoriser le partage d’un stand en co-exposition. La demande de co-exposition doit être motivée auprès du responsable exposants, par voie écrite (courriel ou courrier). Si la demande est acceptée, les co-exposants demeurent solidairement responsables de l’exécution de tous les engagements. La sous-location est interdite. Tous les co-exposants sont tenus de renvoyer une demande d’inscription dûment remplie et signée ainsi que leur chèque de règlement. La confirmation de l’inscription des co-exposants ne sera envoyée qu’après réception de ces documents pour chacun des co-exposants. Dans le soucis de favoriser la participation de toutes les structures, quels que soient leurs moyens financiers, la co-exposition est autorisée quelle que soit la taille du stand et quel que soit le statut de l’exposant.

Taille des stands et angles ouverts :

Quelle est la profondeur, la longueur et la largeur des stands ?

Les tailles des stands sont les suivantes :
  • 4m2 : 2 m de long sur 2 m de profondeur
  • 6 m2 : 3 m de long sur 2 m de profondeur
  • 9 m2 :3 m de long sur 3 m de profondeur
  • 18 m2 : 6 m de long sur 3 m de profondeur
  • 36 m2 : 12 m de long sur 3 m de profondeur

À partir de combien de mètre carré l’option angle ouvert est-elle disponible ?

Toutes les tailles de stand mais dans la limite des places disponibles.

Droits de l’exposant sur son stand :

Comment accrocher ou suspendre des panneaux de communication, photos, documents, bannières etc… sur le stand exposant ?

L’accrochage se fait au moyen de scotch, pâte adhésive, ou chaînette et crochets, mis à disposition gratuitement par les organisateurs (quantité limitée par exposant). Des présentoirs sont aussi disponibles à la location.

Attention : Il est interdit notamment d’accrocher ou de suspendre sur les bandeaux des stands où se trouvent les spots (risque de coupure électrique) et sur les structures métalliques du hall d’exposition. Il est interdit d’agrafer sur les cloisons ou de les percer, d’empiéter sur les allées et de dépasser les hauteurs de stands (2m40).

Éclairage

L’éclairage général du Salon est-il suffisant pour éclairer les stands des exposants ?

Le hall est éclairé par des néons. Cet éclairage est suffisant pour éclairer les stands néanmoins, la location d’un rail de spot alimenté par une alimentation mutualisée garantit une meilleure visibilité à votre stand.

Comment éclairer son stand ?

Deux options s’offrent à vous :

  • Soit l’exposant choisit de louer un rail de spot et son alimentation électrique qui ne lui permet pas de brancher d’autres appareils électriques.
  • Soit l’exposant opte pour la location d’un coffret électrique (1 à 10 kW) auquel cas, il peut brancher un rail de spots et d’autres appareils tels que ordinateur portable, vidéo projecteur.

Combien d’appareils électriques un coffret de 1, 2, 3, 4, 6, 8, 10 kW peut-il supporter ?

Il appartient à chaque exposant de vérifier la puissance électrique des appareils qu’il souhaite brancher sur son stand afin de déterminer la taille du coffret électrique à louer.

Nettoyage :

L’exposant peut-il souscrire à un forfait de nettoyage de son stand ?

Le nettoyage des parties communes du Salon (allées, espaces collectifs, accès, sanitaires, parking) est assuré par les organisateurs. Le nettoyage des stands reste à la charge des exposants. Les coordonnées de l’entreprise de nettoyage peuvent vous être transmises sur demande.

Accès au Salon des Solidarités :

BADGES

Quelles sont les conditions pour qu’un exposant ait plusieurs badges pour les membres de son équipe sur le Salon ?

Les badges seront remis le jour du montage. Deux badges sont prévus par structure exposante. Pour commander des badges supplémentaires, l’exposant doit s’adresser au Responsable Exposant au moment du paiement afin de prévoir un nombre en quantité suffisante. Les badges sont gratuits.

PARKING

Combien de places de parking sont disponibles par exposant?

Chaque exposant dispose d’un eplace de parking étant donné la capacité limitée du parking du Parc Floral.

HORAIRES

Quels sont les dates et horaires d’installation des stands exposants ?

Le Vendredi 6 Juin 2008, les exposants sont invités à installer leur stand de 8h à 12h. Une fiche pratique « votre installation » vous sera envoyée par courriel un mois avant la manifestation. L’équipe organisatrice vous remettra à votre arrivée, vos badges, votre badge d’accès au Parking, le ticket offert pour la soirée exposant et vous indiquera l’emplacement de votre stand.

Mobilier sur le stand

MOBILIER

Y a t-il d’autres mobiliers proposés que ceux mentionnés dans la page 11 du Dossier Technique ?

Non, mais les exposants sont autorisés à apporter leur propre mobilier en complément de la table et des deux chaises mises à leur disposition sur le stand.

MOBILIER PERSONNEL

L’exposant peut-il venir avec ses propres équipements ?

Oui. L’exposant est libre d’apporter son mobilier, cependant l’équipe d’organisation décline toute responsabilité en cas de vols. L’exposant devra souscrire à sa propre assurance exposition. Attention : l’exposant n’a pas le droit d’apporter son propre coffret électrique ni ses rail de spots. Par contre, il peut apporter des prises multiples et rallonges si nécessaire.

Implantation des stands

CRITERES D’IMPLANTATION

Quels sont les critères d’implantation d’un stand dont les organisateurs tiennent compte pour choisir l’emplacement d’une structure ?

L’implantation du stand est déterminée par le Bureau d’Etudes en fonction de plusieurs critères :

  • La classification des structures par pôle (Projet / Ressource / Prestataire) déterminée en fonction de l’activité de l’exposant et de son statut juridique.
  • L’implantation des autres espaces (Espace de conférences / Espace Web / Espace recrutement / Espace Formation / Espace de détente et de projection / Espace d’Eveil à la Solidarité)
  • le choix de l’exposant de disposer de l’électricité mutualisée (pour son rail de spots).

L’exposant peut uniquement préciser lors de l’inscription à côté de quelle structure il souhaite être placé mais cette demande n’offre aucune garantie de placement.

Tarifs et mode de règlement pour la location d’un stand :

DÉLAIS DE PAIEMENT

Est-ce que les Organisateurs peuvent attendre pour encaisser le chèque de paiement du stand ?

Non, seul l’encaissement du chèque valide définitivement la réservation d’un stand et permet d’attribuer un numéro exposant.

REMISE

Quelles sont les conditions pour pouvoir bénéficier d’une remise ?

La remise n’est valable que sur le tarif plein. Certaines structures de petite taille peuvent bénéficier de cette remise (applicable uniquement sur la location du stand) en répondant aux critères suivants :

  • micro-entreprise dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 30 000 € (à fournir avant l’inscription : bilan ou budget réalisé de l’exercice précédent et attestation sur l’honneur de la direction)
  • groupement d’intérêt public dont les missions d’intérêt général ne répondent pas à un but lucratif (à fournir avant l’inscription : statuts).

PAIEMENT EN PLUSIEURS FOIS

L’exposant peut-il régler en plusieurs fois ?

A titre exceptionnel, l’exposant peut payer en deux fois. Le premier chèque correspondant à 50% du montant sera encaissé dès l’inscription. Le deuxième chèque, soldant le paiement sera encaissé le 15 avril 2008. Attention : ne pas oublier de mentionner au dos du 2e chèques la date à laquelle il doit être encaissé.

PAIEMENT PAR VIREMENT

L’exposant peut-il régler par virement bancaire ?

Oui. Sur simple demande auprès de la Responsable Exposants, un RIB de l’association du Salon des Solidarités lui sera envoyé par courriel. Attention : Le libellé du virement doit être précis, il contiendra le nom de l’exposant pour faciliter le suivi du virement et valider définitivement son inscription.

PAIEMENT PAR WESTERN UNION

L’exposant en provenance d’un pays hors union européenne peut-il effectuer le règlement de ses prestations par un transfert de fond Western Union ?

Oui, exceptionnellement, et en faisant la demande préalable à la Responsable Exposants.

Restauration

TYPE DE RESTAURATION SUR LE SALON

Quels sont les choix de restaurations disponibles sur le Salon ?

Vous pourrez déguster des plats chauds et froids :

  • une buvette sera installée vous proposant des crêpes, sandwiches et boissons chaudes et froides,
  • un espace de restauration chaude avec deux menus au choix sera ouvert à l’heure du déjeuner.

Des précisions seront disponibles dans le document « Votre installation ».

TICKETS REPAS POUR LES EXPOSANTS

Est-ce qu’il est prévu que l’exposant puisse acheter des ticket repas pour son équipe sur le Salon ?

Des tickets sont en vente à la buvette pour de la restauration froide (sandwichs, crêpes et boissons). Nous ne sommes pas en mesure de vous indiquer à l’heure actuelle si des tickets seront disponibles pour la restauration chaude.

Soirée exposant

Quand aura lieu la soirée exposant ?

Le Samedi 7 Juin de 19h à 24h

Comment obtenir des pass supplémentaires pour la Soirée exposant ?

  • vous pouvez commander les pass lors de votre inscription et les régler dans votre contrat de location.
  • vous pourrez acheter des pass supplémentaire au Commissariat général dès le 7 Juin 2008 au matin.

Communication

PARTENAIRES MEDIA

L’exposant peut-il disposer de la liste des partenariats médiatiques du Salon des Solidarités pour communiquer en amont de l’évènement?

Non. L’organisation se réserve le droit de communiquer sur l’évènement. Un espace presse/ VIP couvrira l’ensemble de l’évènement et les exposants pourront y déposer un dossier de presse à consulter par les journalistes. Cependant, la Responsable Exposants établit une liste des structures qui souhaitent faire l’objet d’une interview ou d’un reportage et cette liste sera mise à la disposition des journalistes.

BROCHURES

Quelle quantité de brochures l’exposant doit-il prévoir sur son stand ?

Le Salon prévoit d’accueillir 20 000 visiteurs sur les 3 jours. Il faut donc prévoir plusieurs milliers de plaquettes d’information.

GUIDE DU SALON

Quelles sont les informations communiquées sur les exposants dans le guide distribué aux visiteurs (Guide du Salon) ?

Lors de votre inscription, vous devez présenter votre structure dans la fiche « Demande d’inscription » du Dossier Exposant (page 9). Les données signalées par une astérisque seront reprises dans le Guide du Salon, dans la limite de la place disponible.

DOSSIER DE PRESSE

Peut-on déposer le dossier presse de notre structure sur l’adresse : presse@salondessolidarites.org ?

Non, le dépôt des dossiers de presse se fait dans l’espace Presse du salon durant les 3 jours.

LISTE DES EXPOSANTS

Quand est-ce que la liste des structures présentes sur le Salon sera diffusée sur le site Internet : www.salondessolidarites.org ?

Le 5 Mai 2008, la liste des exposants sera consultable en ligne.

Animations

ESPACE PROJECTION

L’Exposant peut-il proposer la diffusion d’un film ou reportage dans la Salle de Projection ?

Non, seuls les films nominés pour le Festival International du Film des Droits de l’Homme seront projetés dans cet Espace.

ATELIER

Quelles sont les conditions de participation aux Ateliers ?

Une proposition d’atelier doit être envoyée à l’adresse animation@salondessolidarites.org

  • Pour proposer une thématique d’atelier et présenter un exposé, il faut être exposant du salon.
  • Il faut au minimum deux exposants pour proposer un atelier.
  • Ces ateliers ne doivent en aucun cas servir à promouvoir une structure quelle qu’elle soit : ils ont pour but de favoriser l’échange de points de vue sur une problématique donnée.
  • La proposition d’atelier doit être accompagnée d’un synopsis qui sera validé par ASAH après étude des différentes propositions.

ATTENTION : La date limite pour proposer ces ateliers est fixée au 15 avril 2008.

Quand auront lieu ces ateliers ?

Sept plages horaires d’1h30 chacune seront disponible durant les 3jours.

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